PEN/SUAP

Perguntas Frequentes – PEN/SUAP

• O que é o PEN/SUAP?

 É um sistema de gestão documental desenvolvido pelo Instituto Federal do Rio Grande do Norte. Foi adotado pelo Instituto Federal Sul-rio-grandense como sistema padrão a ser utilizado para atender ao PEN. Trata-se de uma ferramenta que tem suporte à produção, edição, assinatura e trâmite de processos e documentos eletrônicos. Reduz o tempo de elaboração e tramitação de documentos e processos, além de proporcionar economia significativa do uso de papel.

• Por que o IFSUL aderiu a esse sistema?

 A adesão à sistemas informatizados que possibilitem a gestão de processos e documentos eletrônicos é de caráter obrigatório para todas as entidades da Administração Pública Federal, segundo o Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015. Além do referido decreto, diversas legislações correlatas foram publicadas pelo Governo Federal com a intenção de se padronizar o uso desses sistemas em âmbito nacional.

• O PEN/SUAP está sendo utilizado no IFSIUL?

 Sim. A Reitoria do IFSUL foi a unidade escolhida para dar início à utilização deste sistema por meio de projetos piloto. Além disto, a Comissão para Implantação do PEN/SUAP no IFSUL possui a expectativa de que todos os trâmites de documentos e processos eletrônicos institucionais sejam realizados a partir de outubro de 2018, substituindo por completo a forma atual de gestão de documentos.

• Como será realizada a gestão de documentos no PEN/SUAP?

 No PEN/SUAP o servidor poderá desenvolver seu documento, de acordo com os modelos disponíveis, de forma integral por meio do sistema, possibilitando a ele criar e acessar documentos e processos eletrônicos de forma remota e em tempo real.

• Quem é o responsável pela gestão do PEN/SUAP no IFSUL?

 A Diretoria de Tecnologia da Informação (DTI) da Reitoria foi a responsável pela verificação da viabilidade técnica e adequação do PEN/SUAP no âmbito do IFSUL. Posteriormente foi designada pelo Reitor a Comissão de Implantação do PEN/SUAP. As atividades dessa comissão são realizadas na Reitoria e todo o trabalho desenvolvido é pautado em legislações e cronogramas exigidos pelo Ministério do Planejamento.

• Quando ocorrerá a implantação por completo do PEN/SUAP no IFSUL?
  

 A previsão é que a implantação inicie no primeiro semestre de 2018, e seja completamente concluída em Dezembro deste mesmo ano.