Ir direto para menu de acessibilidade.
You are here: Página inicial > Últimas Notícias > Iniciativa da Coordenadoria de Cadastro traz mais eficiência ao trabalho desenvolvido pelo setor
Início do conteúdo da página
Últimas notícias

Iniciativa da Coordenadoria de Cadastro traz mais eficiência ao trabalho desenvolvido pelo setor

A descentralização das atividades está gerando mais agilidade na solução das demandas encaminhadas à Cocad

  • Published: Tuesday, 06 March 2018 16:09
  • Last Updated: Tuesday, 06 March 2018 16:09

Simples e eficiente! Assim os servidores da Coordenadoria de Cadastro (Cocad) do IFSul definem uma iniciativa que vem sendo desenvolvida pelo setor. É simples porque foram feitas apenas pequenas alterações na metodologia de trabalho. Eficiente, porque os resultados são nitidamente visíveis, de acordo com os envolvidos.

Mudança: demandas coletivas

Escaninhos dispostos em uma mesa abrigam as demandas próprias da Cocad.  Os cinco servidores que atuam no setor têm acesso a eles e estão aptos a dar os devidos encaminhamentos. Ou seja, todos sabem tudo que está acontecendo. Mesmo que uma demanda seja muito específica, a ponto de apenas um servidor poder resolvê-la, os demais têm conhecimento e podem ajudar, explica a coordenadora do setor, Priscila Mendes Pereira, e uma das idealizadoras do novo método de trabalho.

Nem sempre foi assim. “Muitas das atividades desenvolvidas na Coordenadoria eram centralizadas e não distribuídas adequadamente, gerando um alto índice de retrabalho por erros, falta de comunicação e de transparência e demora nas respostas aos servidores demandantes. Uma remodelação dos processos de trabalho era extremamente necessária”, explica.

Hoje, as solicitações demandadas à Cocad estão distribuídas em escaninhos que estão separados por categoria. Os servidores realizam as tarefas de acordo com as demandas da Coordenadoria, que estão visíveis a todos.

Para se ter uma ideia, de acordo com as entradas de documentos no Protocolo da Progep, a Cocad recebe, em média, 2.045 documentos por ano, demandados pelos servidores da instituição. São em torno de 170 documentos por mês, dentre formulários, portarias e processos de servidores.

Pelo método antigo, as demandas chegavam através do Protocolo da Recepção, responsável por separar todos os documentos da Pró-reitoria de Gestão de Pessoas (Progep) por Coordenadoria.  Os documentos destinados à Cocad eram deixados em um único escaninho no próprio setor.

“As atividades eram muito individualizadas, os servidores não se envolviam diretamente com as outras ações da Coordenadoria e só tinham conhecimento da sua própria tarefa”, conta.

A coordenadora esclarece que antes havia até uma sobrecarga sobre o servidor que executava somente uma atividade específica e com repercussão direta na folha de pagamento, devido ao cronograma mensal da folha, com data de abertura e de fechamento, como por exemplo, as férias, que têm repercussão na folha.

De acordo com Priscila, com a mudança na metodologia, os resultados positivos logo começaram a aparecer, tais como: processos mais estáveis e padronizados; informações compartilhadas e, com isso, melhora na comunicação interna; servidores mais motivados; mais eficácia e eficiência operacional e, também, redução dos desperdícios de recursos.

“É uma iniciativa simples, mas que promove uma grande colaboração, multifuncionalidade e engajamento dos servidores para propor novas ideias e melhorar continuamente, pois as atividades da Coordenadoria estão sendo desempenhadas por todos servidores”, avalia.

Os colegas concordam. De acordo com a servidora Débora Strelow, a iniciativa deixou o trabalho da equipe mais organizado. “Além de agilizar o atendimento das demandas, esse método permite que cada colega amplie seus conhecimentos nas mais diversas áreas que envolvem o nosso trabalho. A ideia é buscar sempre melhorar a qualidade do serviço, tanto de atendimento ao público, como do trabalho desenvolvido em nosso setor”, observa.

Processos eletrônicos

Paralelamente a isso, a Coordenadoria está incentivando o uso do Sigepe pelos servidores, diminuindo os requerimentos em papel, e de acordo com Priscila, a nova metodologia é aplicável também aos processos eletrônicos.

"Quando as instituições eliminarem totalmente o uso do papel, esse processo organizacional, que foi criado para desenvolver atividades com documentos físicos, poderá ser adaptado para a utilização em sistemas tecnológicos digitais," conclui.

 

 

Leia mais: Adeus à papelada! IFSul começa implantação do processo eletrônico na tramitação de documentos

 

 

registrado em:
Assunto(s): Cocad , iniciativa , Progep
Fim do conteúdo da página